第一章 总 则

第一条 为提高公文处理工作质量和水平，推进公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据上级规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于山东现代学院所有公文处理工作。

第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公交处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条   校长办公室是学校公文处理的管理机构，以学校名义制发的各类公文，并负责指导学校各单位的公文处理工作。

第六条 学校公文含纸质公文和电子公文。电子公文指通过办公自动化系统进行流转、签批及发布的公文。

第二章 公文种类

第七条 我校公文种类主要有：

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署，奖惩有关单位和人员，成立新机构，变更或者撒撤销不适当的决定事项。

（三）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（五）通知。适用于发布、传达要求全校各单位或各有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（六）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（七）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级单位的询问。

（八）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。

（九）批复。适用于答复下级单位请示事项。

（十）函。适用于不相隶属单位之间商治工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十一）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章 公文格式

第八条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。涉密公文应当依照法定程序确定密级和保密期限，定密权限执行上级规定对上级机关或其他机关已标明密级和保密期限的文件，在使用这些文件时派生出新的文件，且引用了原文件涉密内容，必须按照原文件密级和保密期限，确定新文件的密级和保密期限，承办的文件不属于国家秘密，但也不宜公开的，可确定为工作秘密，在文稿首页左上角标注“内部”字样。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”， 电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急” 。

（四）发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称。

（五）发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺字号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。由发文单位名称、事由和文种组成。

（八）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。

（十三）印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。有特定发文单位标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十六）抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

（十七）印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。

（十八）页码。公文页数顺序号。

第九条 公文的版式按照《党政机关公文格式》（GB/T9704- 2012）国家标准执行。

第十条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第十一条 公文用纸幅面采用国际标准A4型（210mm x 297mm），左侧装订。特殊形式、张贴的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章 行文规则

第十二条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十三条 校党委以“中共山东现代学院委员会”、校行政以“山东现代学院”名义对上、对下或对外行文，必要时学校党政可以联合行文。属于党委、行政各自职权范围内的工作，不得联合行文。

第十四条 学校内设机构除校长办公室外不得以学校名义对外正式行文。

第十五条 中共山东现代学院纪律检查委员会按照工作职责可以向校内各单位行文，共青团山东现代学院委员会根据团组织内的有关规定行文。各部门在各自职权范围内，可以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项，以部门名义就日常工作安排等向各单位发布通知。

第十六条 学校行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

第十七条 根据发文单位与收文单位之间的行文关系，学校公文分为上行文、下行文和平行文。行文应当遵照以下规定：

（一）上行文。向上级单位的行文，一般用请示、报告、意见等文种。

上行文原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。对涉及校外单位职权范围内的事项，应当先与其协商，取得一致意见后方可行文。

除上级单位领导同志直接交办的事项和必须直接报送的绝密事项外，原则上不得以学校名义向上级单位领导同志个人报送公文，不得以学校领导个人名义向上级单位及领导同志报送公文。

（二）下行文。对下级单位的行文，一般用通知、通报、意见、决定、批复等文种。

（三）平行文。同级或者不相隶属的单位之间行文，一般用函、意见等文种。

第五章 公文拟制

第十八条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十九条 公文起草应当做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）公文涉及多个单位职权范围内的事项，起草单位必须与有关单位协商会签，达成一致后，方可行文。

（七）公文中如有涉法事务，应报送学校法律事务室进行合法性审查，并出具相应的法律意见。

（八）涉密公文密级、保密期限及信息公开属性的确定，起草单位应当提出初步意见。

（九）涉密公文的草拟，必须在涉密计算机上处理，并按有关要求采取保密措施。

（十）各单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

第二十条 公文文稿由校长办公室进行审核。审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文单位意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）重要公文文稿是否按照有关规定经有关会议审议。

（五）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确：文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（六）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第二十一条 经审核不宜发文的公文文稿，校长办公室应当退回起草单位并说明理由：符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，校长办公室提出意见，由起草单位修改后重新报送。

第二十二条 学校公文应当经学校负责人审批签发。重要公文和上行文由学校主要领导或者主要领导委托的负责人签发。涉及某方面工作的公文，由分管校领导签发。校长办公室根据学校授权制发的公文，由校长办公室主任签发，或者报请分管校领导签发。纪要原则上由召集会议的校领导（主持人）签发。联合发文由联合行文部门负责人会签。

第二十三条 签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。审签和修改公文应当使用钢笔、毛笔和碳素、蓝黑墨水。电子公文运转中采用的网上签批、电子签章等方式同样有效。

第六章 收文办理

第二十四条 收文办理主要程序：

（一）签收。主送学校的各类文电须经校长办公室统一签收、登记、审核并组织运转，校长办公室对收到的公文应逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间

（二）登记。对收到的公文进行分类，对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当办理或已经办理。

（四）批办。阅知性公文由校长办公室主任根据公文内容、要求和工作需要，合理确定分送范围；对于标注印发传达范围的，原则上不得超过规定的范围分送；批办性公文由校长办公室主任按照工作分工和业务职能，批请校领导阅示或相关单位办理。需要两个以上单位办理的，指定主办单位，由主办单位牵头办理，或按批示单位顺序，谁在前，谁牵头办理。

（五）传阅。根据领导批示和工作需要，机要人员要将公文及时送传阅对象阅知或者批示，应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

（六）承办。承办单位对校长办公室交办的公文应签收、登记，并及时送单位负责人阅处。如发现错转、漏批或错批，应及时将公文退还校长办公室，不得擅自转送其他单位。

（七）催办。校长办公室要及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

（八）答复。需要告知相关单位。承办单位应当及时将公文的办理结果答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第七章 公文管理

第二十五条 各部门、单位负责人为本部门、单位公文管理第一责任人，应认真履行职责，及时研究解决工作中存在的问题，确保公文利用高效、管理严格。

第二十六条 学校公文由校长办公室统一管理，设机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

第二十七条 涉密公文的管理要严格执行国家和学校保密管理有关规定。

第二十八条 公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。

未经学校批准，任何部门和单位不得私自公开发布公文。需要公开发布的，按照《中华人民共和国政府信息公开条例》《山东省政府信息公开办法》和学校相关规定实施。

经批准公开发布的公文，同正式印发的公文具有同等效力。

第二十九条 公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第三十条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。工作人员离岗离职时，应当将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第三十一条 建立发文立户制度。新设立的单位应当向校长办公室等发文机关提出发文立户申请，经审查符合条件的，列为发文单位。单位合并、更名或者迁址，应及时提出变更申请，撤销时，应及时取消其发文户头。

第三十二条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第八章 附 则

第三十三条 学校电子公文的处理办法参照本细则执行。法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。

第三十四条 本办法由校长办公室负责解释。

第三十五条 本办法自下发之日起执行。